Buitenlandse brondocumenten inleveren

Heeft u een akte of document uit het buitenland, dan bent u verplicht deze gegevens te laten verwerken in de BRP (Basisregistratie Personen). Deze akten en documenten noemen wij brondocumenten.

Om de gegevens te laten verwerken maakt u een afspraak om dit persoonlijk in het stadhuis te regelen. Neem hiervoor telefonisch contact met ons op.

Voorbeelden

Akten

  • geboorteakte
  • huwelijksakte
  • echtscheidingsakte
  • overlijdensakte
  • adoptieakte
  • akte van naamswijziging
  • erkenningsakte

Documenten

  • verklaring van uw burgerlijke staat
  • verklaring van uw nationaliteit

Wat u moet weten

  • Maak eerst telefonisch een afspraak om de documenten in te leveren.
  • Het originele document wordt ingenomen door de gemeente voor controle en bij twijfel voor verificatie bij de IND. U ontvangt een ontvangstbevestiging van de gemeente. Dit kan enkele weken duren.
  • Buitenlandse aktes moeten in de meeste gevallen geschikt gemaakt worden voor gebruik in Nederland. Dit noemen we legaliseren.
  • Buitenlandse documenten die niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn opgesteld, moet u laten vertalen in het Nederlands, Engels, Frans of Duits door een beëdigd tolk/vertaler.
  • Vertaling mag alleen ná legalisatie gebeuren, zodat de legalisatie ook vertaald wordt. U zorgt zelf voor de vertaling door een beëdigde vertaler. De kosten zijn voor uw rekening. Het originele brondocument en de vertaling moeten één geheel vormen.
  • Als een document in het buitenland vertaald is, moet ook de handtekening van de vertaler gelegaliseerd zijn. Voor informatie over legalisatie belt u de gemeente.
  • Veel instanties accepteren geen documenten die ouder zijn dan 6 maanden.
  • Als een akte is ingeschreven bij de Burgerlijke Stand in Den Haag dan moet u daar een afschrift of uittreksel opvragen.

Meenemen naar de afspraak

  • Een geldig identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs).
  • Het originele document dat ingeleverd moet worden en eventueel de vertaling hiervan.

Kosten

Het inleveren van buitenlandse brondocumenten is gratis.