Inspiratie initiatiefnemers

Als er plannen worden gemaakt voor een (ruimtelijke) ontwikkeling, of die nu groot of klein is, gaan mensen in de omgeving daar iets van merken. Buren stellen het op prijs als de initiatiefnemer hen informeert over het plan en ze het niet in de krant te hoeven lezen op het moment dat de vergunningaanvraag wordt gepubliceerd.

Misschien is het mogelijk rekening te houden met hun wensen. Misschien is zelfs samenwerking mogelijk. Behalve dat het goed is voor een prettige relatie of verstandhouding met de buren, is de kans groot dat goed overleg ook formele bezwaren voorkomt. De verantwoordelijkheid voor dit goede gesprek ligt bij de initiatiefnemer. Wie precies die buren zijn, is niet in algemene zin te zeggen. Het gaat erom dat een initiatiefnemer zijn best doet om de mensen te betrekken die mogelijk een belang (van klein tot groot) hebben bij de voorgenomen ontwikkeling.

In de gemeente Purmerend vinden we dat de mate waarin we mensen betrekken bij een plan in verhouding moet staan tot het effect dat een initiatief op de omgeving kan hebben. Dat kan variëren van weinig, gemiddeld tot veel impact. Over het algemeen geldt: hoe groter en veelomvattender een ontwikkeling is, hoe belangrijker participatie is. Daarbij kunnen allerlei thema’s spelen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Belanghebbenden en hun belangen (buren, direct omwonenden, belangenverenigingen, mogelijke gebruikers, huurders, kopers, instanties, ondernemers, maatschappelijke organisaties, etc.)
• Gevolgen van bouwen in voor- of zijtuin, kappen boom, aanleggen inrit of dakterras, omvang woningbouw
• Recreatieve, commerciële, maatschappelijke en sportvoorzieningen
• Meer verkeer en drukte, verkeersveiligheid
• Gevolgen voor het groen, uitzicht, zon, gezondheid, aanzicht
• Verandert het karakter van straat, buurt of wijk (beleving)

Door belangen, kansen en zorgen in beeld te brengen en gebruik te maken van ideeën en kennis van buren en andere belanghebbenden, kunnen plannen worden verbeterd.

De verantwoordelijkheid voor het in beeld brengen en waar mogelijk in het plan verwerken van belangen, kansen en zorgen ligt bij de initiatiefnemer. Een plan wordt beter als het aan meer belangen tegemoetkomt.

Draagvlak?

Draagvlak is geen doel op zichzelf, maar het gevolg van een goede buur zijn, betere plannen maken en zorgvuldige besluiten kunnen nemen. Het is de mooist denkbare bijvangst maar geen doel of verplichting.

• Breng in kaart wie de belanghebbenden zijn bij het initiatief met welke belangen. Wie wilt u in ieder geval spreken?
• De belangrijkste vragen hierbij zijn: wat verandert er door het initiatief en op wie is dat van invloed? Wie gaan daarvan iets merken of hebben er last van?
• Zet de verschillende belangen (geluid, zon, aanzicht, drukte/verkeersveiligheid, uitzicht, gezondheid, etc.) op een rij en kijk wie daarmee te maken hebben. Dat zijn de mensen die u in ieder geval wilt spreken.
• Wat vinden zij van de plannen? Vraag door naar de achtergrond van een zorg of wens. En als zij zorgen of bezwaren hebben, bespreek dan met hen of en hoe u daar iets aan kunt doen. Zijn er ideeën om de nadelen minder erg te maken? Zijn er zelfs voordelen te realiseren?
• Wat speelt er in deze buurt, wijk of dit dorp? En kunt u daar met uw initiatief iets aan bijdragen?

• Overleg met de betrokkenen op locatie waar het initiatief straks komt.
• Werk met beelden: het is makkelijker meedoen als iemand weet hoe het eruitziet.
• Verplaats u in de omwonenden: hoe zou u reageren op een bouwplan in uw straat? Besef dat mensen best onzeker kunnen worden van veranderingen in hun directe leefomgeving.
• Het kan helpen te werken met thema’s zoals groen, verkeer, parkeren zodat u alle onderdelen van een plan goed de aandacht kunt geven.
• Omwonenden weten vaak veel over hun omgeving. Maak gebruik van die kennis. En bereid u goed voor op vragen uit de buurt over bijvoorbeeld beschermde bomen of diersoorten of monumenten.

• Maak duidelijk wat het doel is van uw initiatief.
• Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast ligt en waarover overleg mogelijk is. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerder besluiten genomen, of is er regelgeving waar u simpelweg rekening mee moet houden.
• Licht toe welk niveau van participatie u gebruikt (zie schema bij Deel 1, paragraaf 5), over welke onderwerpen de participanten wel kunnen meepraten en welke speelruimte er is.

• Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Dus niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van uw plan.
• Wees zo open mogelijk over belangen en vraag dat ook van de mensen met wie u in gesprek bent. Dat draagt bij aan begrip en vertrouwen.
• Leg informatie vast en deel het met de deelnemers. Evalueer tijdens het proces en leg ook de evaluaties vast.
• Laat na afloop van gesprekken of bijeenkomsten aan de deelnemers weten wat u heeft gehoord en wat u ermee doet. Geef ook aan hoe het nu verder gaat.
• Maak een participatieverslag voor de gemeente als bewijs van de gesprekken met belanghebbenden en de opbrengst/resultaten ervan.
  

• Wees u bewust van de verschillen tussen mogelijke participanten in hoe zij betrokken zijn bij hun eigen leefomgeving. En de voorkeuren die er zijn qua vorm en niveau van participatie. Pas de benadering van de omgeving en de vorm en inrichting van het participatieproces daarop aan.
• Spreken de participanten namens zichzelf of vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld een belangengroep, een buurt, straat, wijk of dorp.
• Zorg dat u weet hoe participanten zelf onderling de afstemming hebben geregeld.
• Stem de manier van communiceren en de werkvorm af op de participanten. Zo verloopt het proces prettig en soepel.
• Maak gebruik van informatie die er al is: de gemeente heeft veel informatie over de buurten, wijken en dorpen; en kan u adviseren over wat er speelt en welke organisaties en platforms u mogelijk kunt betrekken.

• Heeft u te maken met veel participanten en veel belangen? Laat het participatieproces dan begeleiden door een ervaren (onafhankelijk) procesbegeleider. Of laat bijeenkomsten begeleiden door een geoefend gespreksleider, als u dat zelf lastig vindt.
• Houd presentielijsten en verslagen bij.
• Gebruik diverse participatiemiddelen, bijvoorbeeld: (keukentafel)gesprekken, mail, groepsapp, inloopmoment, informatieavond (eventueel online), (nieuws)brieven, enquête, website, brainstorm, webinar, werksessie, digipanel, persoonlijke benadering (zoals langslopen bij de buren), etc.
• Zorg er in grotere bijeenkomsten voor dat iedereen ergens met zijn vragen en opmerkingen terecht kan en de ruimte en vrijheid voelt om deel te nemen en te spreken. Dus liever uiteen in kleinere groepjes dan alles alleen maar met een grote groep mensen tegelijk bespreken.
• Op internet staan verschillende werkvormen voor participatie en bijeenkomsten. Bijvoorbeeld op de website van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.